W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie spokojnie. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako kryzys organizacyjny. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest powtarzalnym schematem, a nie jednorazową akcją.
W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, kto jest właścicielem procesu. Bez tego nie ma ciągłości. Potem ustala się źródła danych, a finalnie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Jak zorganizować odpowiedzialność w firmie
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa pomijanym. Dlatego najlepszy model to jedna osoba odpowiedzialna. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być jasne. W pierwszym kroku określa się, kto dostarcza dane, potem kto je weryfikuje, a na końcu kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na urlopy.
Prosty rytm: zbierz → sprawdź → odłóż → skontroluj
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jeden rejestr. Najpierw zbiera się informacje, następnie sprawdza spójność, finalnie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje niepełnego pliku. Jedno źródło prawdy ogranicza rozjazdy. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się powtarzalność.
Aktualizacja procesu: co robić, gdy firma się zmienia
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe procesy. W pierwszym kroku identyfikuje się zmianę, następnie ocenia wpływ na porządek, a na końcu aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb kryzysowy, tylko działa spokojnie.
W codziennym działaniu firmy najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest utrzymanie porządku oraz gdy ważne są rejestry.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) rozproszenie, (2) brak miejsca dokumentów, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje checklista, która jest krótka.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter proceduralny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Tekst Sponsorowany+