Szczegółowa archiwizacja zgromadzonych danych od klientów odbywa się w firmie Ekoakta. W pierwszej kolejności wszystkie akta kwalifikowane są do kategorii A albo B, a później przyporządkowane do konkretnej grupy rzeczowej. Archiwizacja danych prowadzona przez doświadczonych ekspertów rozpoczyna się od tego, że dokumenty po segregacji zamieszcza się w segregatorach, pudełkach albo w teczkach.
Na ich wierzchniej stronie umieszcza się nazwę firmy, instytucji, jak i znaki akt. Potem udziela się zleceniodawcom informacji o tym, w jaki sposób mogą korzystać z akt. Jeśli jakieś dokumenty są wybrakowane, to niszczy się je w bezpiecznych warunkach, w zgodzie z normą DIN 66399. Dalszej części dokumentacji wyznacza się termin przechowania oraz pakuje się ją do pudeł archiwizacyjnych. Wszystko odbywa się z zastosowaniem nowoczesnego oprogramowania, dlatego nie ma mowy o błędach. Zadania archiwistów dopasowane są do wymagań zleceniodawców i tego, jak dużo mają akt.